Profil klienta

Europapier Polska jako część międzynarodowego koncernu Heinzel, działa na rynku polskim i w regionie Europy Środkowo-Wschodniej i specjalizuje się w dystrybucji szerokiej gamy produktów papierniczych. W ofercie firmy znajdują się papiery poligraficzne, biurowe, tektura, nośniki reklamowe oraz artykuły higieniczne. Firma stale inwestuje w rozwój, w tym także w digitalizację procesów biznesowych. Dzięki temu jest w stanie dostosowywać ofertę do zmieniających się potrzeb klientów i wymogów formalnych prowadzenia działalności statutowej.

Przebieg wdrożenia e-JPK i e-NIPv2

Decyzja o wdrożeniu obu rozwiązań wynikała z konieczności dostosowania się do nowej rzeczywistości prawnej – mówi Paweł Ogrodnik, Dyrektor Finansowy w Europapier Polska Sp. z o.o. Wybór dostawcy był wynikiem dokładnie przeprowadzonego procesu selekcji dostępnych na rynku rozwiązań. Ważnym czynnikiem przy wyborze partnera było jasne określenie zakresu wdrożenia, dobra komunikacja i oczywiście wiarygodność dostawcy. KBJ S.A. jako firma notowana na NewConnect, została dokładnie przeanalizowana pod kątem stabilności i potencjału długoterminowej współpracy, co miało istotny wpływ na ostateczną decyzję naszego zespołu. – kontynuuje P. Ogrodnik.

Podczas realizacji projektu oba zespoły wdrożeniowe ściśle przestrzegały założonego harmonogramu, respektując limity budżetów, ramy czasowe oraz konieczność zachowania integralności systemu SAP w ramach dużej grupy kapitałowej Heinzel. Kluczowe modyfikacje funkcjonalne wymagały starannego planowania i uzgodnienia z osobami odpowiedzialnymi za architekturę IT w grupie Heinzel: Użytkowany przez Europapier system SAP to rozwiązanie wdrożone we wszystkich spółkach grupy Heinzel i w związku z tym skupiono się wyłącznie na elementach kluczowych dla zapewnienia zgodności z polskimi przepisami prawnymi dotyczącymi podatków i weryfikacji kontrahentów. 

Tymi elementami były aplikacje: e-JPK i e-NIPv2. W przypadku rozwiązania do generowania Jednolitych Plików kontrolnych zakres prac obejmował wszystkie funkcjonalności, które stanowiły podstawowy i rozszerzony zakres raportowania, tj.: ksiąg rachunkowych, faktur VAT, wyciągów bankowych, magazynu, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT:

Korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania do generowania plików JPK to konieczność przy naszej skali działalności. Nie ma miejsca na ryzyko operacyjne korzystania rozwiązań połowicznych i konieczne jest narzędzie w pełni zintegrowane z naszymi systemami (SAP). Chcemy na bieżąco weryfikować status podatkowy kontrahentów i zdecydowaliśmy się wdrożyć, oprócz oprogramowania do obsługi plików JPK, również narzędzie do weryfikacji podatników na tzw. białej liście w Polsce i w U.E. – dodaje Paweł Ogrodnik.

Wdrożenie e-JPK w Europapier - Architektura rozwiązania:

Rozwiązanie e-JPK wdrożone u klienta składa się z dwóch kluczowych komponentów: Aplikacji e-JPK realizującej funkcje biznesowe oraz platformy aplikacyjnej, odpowiedzialnej za ekstrakcję, kompresję, przetwarzanie, wysyłkę i archiwizację danych. System dostarczany jest jako pakiet transportów ABAP, instalowany bezpośrednio w systemie SAP ERP. Wyżej wymieniona platforma aplikacyjna stanowi technologiczną bazę e-JPK, zapewniającą pełną integrację z SAP ERP i systemami zewnętrznymi. Kluczowe korzyści to:  

• Równoległe przetwarzanie dużych zbiorów danych, maksymalizujące moc obliczeniową SAP i minimalizujące czas przygotowania plików.
• Elastyczna konfiguracja i możliwość dostosowań ABAP, bez ingerencji w standardowe oprogramowanie.
• Oszczędność miejsca w bazie SAP oraz wysoki poziom bezpieczeństwa, dzięki kompresji, szyfrowaniu i podpisowi kwalifikowanemu.

Oba rozwiązanie gwarantują dużą wydajność, zgodność z wymaganiami przepisów i pełną integrację z ekosystemem SAP.

Przebieg współpracy

Współpraca z konsultantami KBJ S.A. przebiegała sprawnie i z powodzeniem przenosiliśmy kolejne etapy projektu do środowiska produkcyjnego. Dostawca zapewnił wysokiej jakości wparcie podczas wdrożenia i w późniejszym okresie utrzymania systemu. Obroniliśmy ambitne terminy i mieliśmy na prawdę dobry kontakt z zespołem konsultingowym KBJ. Dodatkowym wyzwaniem w trakcie trwania projektu była decyzja grupy Heinzel o migracji systemu SAP do nowej wersji S/4HANA. Konsultanci KBJ S.A. aktywnie zaangażowali się w przygotowanie do migracji, współpracując bezpośrednio z naszą centralą, co w mojej ocenie było istotnym czynnikiem sukcesu tego przedsięwzięcia. – kończy Paweł Ogrodnik.

Podsumowanie – korzyści.

Wdrożenie obu systemów przyniosło firmie Europapier szereg korzyści. W przypadku e-JPK możemy mówić o: zwiększeniu efektywności generowania raportów JPK, redukcji czasu wymaganego na przygotowanie danych do wysyłki, pełnej zgodności z wymaganiami Ministerstwa Finansów i bezpieczeństwie przetwarzanych danych oraz o bardzo dużych możliwościach automatyzacji procesów oraz zarządzania i monitoringu wysyłki danych. 
Z kolei dzięki wdrożeniu e-NIPv2, klient zyskał narzędzie, które znacznie poprawia bezpieczeństwo i efektywność prowadzenia działalności gospodarczej, minimalizując ryzyko związane regulacyjne.