Model utrzymania produkcyjnego działania SWEZ obejmuje zarówno obszar techniczny aplikacji SWEZ jak i obszar biznesowy. Oczekiwania Klienta koncentrują się na uzyskaniu usługi wsparcia utrzymania SWEZ i zapewnieniu ciągłości działania platformy w zakresie wszystkich systemów wchodzących w jej skład.

Projekt, prowadzony od stycznia 2016 do chwili obecnej w oparciu o dwie kolejne umowy, realizowany  jest nieprzerwanie w okresie ostatnich sześciu lat. W tym czasie KBJ wykonuje usługi obejmujące:

• bieżące kompleksowe utrzymanie systemów SWEZ, składającego się z następujących obszarów:
  ◦ realizacja Rachunkowość finansowa (FI),
  ◦ Rachunkowość zarządcza (CO),
  ◦ Gospodarka magazynowa (MM),
  ◦ Majątek trwały (FI-AA),
  ◦ Sprzedaż z fakturowaniem (SD),
  ◦ Zarządzanie płynnością finansową (TR),
  ◦ Strategiczne zarządzanie organizacją (SEM),
  ◦ Zarządzanie nieruchomościami (RE-FX),
  ◦ Zarządzanie inwestycjami (IM-PS),
  ◦ Zarządzanie remontami (PM),
  ◦ Zarządzanie flotą (FL),
  ◦Obszar zarządzania zasobami ludzkimi (HCM) składa się z następujących modułów:
       • Zarządzanie kadrami (HR PA)
       • Zarządzanie płacami (HR PY)
       • Planowanie kosztów pracowniczych (PCP)
       • Samoobsługowa pracownicza i menedżerska (PSP-SS)
       • Zarządzanie szkoleniami (PSP-ZS)
       • Podróże służbowe (PSP-PS)
  ◦ Zarządzanie umowami (CRM)
  ◦ Zarządzanie podwykonawcami (SRM)
  ◦ Hurtownia danych (BW)
• bieżące prace przy zgłoszeniach serwisowych przyjmowanych w reżimie 24/7 - rejestracja, klasyfikacja, identyfikowanie przyczyn wystąpienia Incydentu, przekazanie wyników diagnozy, udostępnienie rozwiązania, nadzorowanie implementacji rozwiązania, usunięcia skutków błędu oraz przygotowanie 
  i aktualizacja dokumentacji (projektowej, instalacyjno-konfiguracyjnej, administracyjnej oraz eksploatacyjnej),
• w ramach realizacji projektu zostały zdefiniowane poziomy świadczenia usług (SLA) dla wszystkich typów realizowanych usług w zakresie:
  ◦ kategoryzacji zgłoszeń
  ◦ terminów dostępności systemu zgłoszeniowego
  ◦ czasu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
  ◦ czasu przygotowania diagnozy
  ◦ czasu wskazania obejścia oraz rozwiązania problemu
• analizy efektywności świadczenia usług na podstawie zdefiniowanych wskaźników efektywności związanych z utrzymaniem warunków SLA, czasu dostępności systemów. Analizy sporządzane były w okresach miesięcznych i stanowiły podstawę do rozliczenia usług.
• realizacji bieżącego wsparcie dla użytkowników końcowych -  zapewniającego ciągłość działania produkcyjnego SWEZ w zakresie wszystkich systemów wchodzących w jego skład zarówno produkcyjnych jak i nieprodukcyjnych oraz interfejsów między SWEZ i systemami zewnętrznymi na określonym poziomie, a także wsparcie w czynnościach administrowania systemami SAP, baz danych oraz interfejsów.
• realizację zleceń dodatkowych – wsparcie i eksploatacja w obszarach: administracji SWEZ, wykorzystywanych i przyjętych w trakcie trwania umowy nowych modułów SAP, warsztatów z zakresu systemu SAP dla określonych grup użytkowników. Projektowanie i wykonanie zmian w funkcjonalności systemu w zakresie funkcjonalnym SWEZ.
• W ramach projektu zostały ustalone zasady przejęcia usług w początkowym okresie umowy oraz przekazania wiedzy następnemu Wykonawcy – proces do realizacji w ostatnim okresie trwania umowy. W ramach przejmowania usług Wykonawca otrzymał wgląd do systemu, jego dokumentacje oraz zrealizowany został warsztat umożliwiający wyjaśnienie wszelkich wątpliwości.
• W trakcie dotychczasowej realizacji prac Wykonawca wykonał zmiany w systemie (na podstawie wniosków o zmianę) w wymiarze blisko 30 tysięcy roboczogodzin.
• Zamawiający zgłosił, a Wykonawca zrealizował obsługę ponad 900 zgłoszeń serwisowych.

W zakresie projektu jest wykonywany także szereg nowych zadań mających na celu optymalizację procesów realizowanych w systemach SAP w ZUS. 

Głównym celem świadczenia usług wsparcia utrzymania SWEZ i obsługi Zgłoszeń Serwisowych SWEZ jest zapewnienie produkcyjnego działania środowiska SWEZ w zakresie wszystkich systemów wchodzących w jego skład, zarówno produkcyjnych jak i nieprodukcyjnych wraz z interfejsami pomiędzy SWEZ i systemami zewnętrznymi.

Celem świadczenia usługi realizacji zleceń dodatkowych jest zapewnienie działania SWEZ na poziomie pozwalającym na realizację zadań biznesowych w ZUS na wymaganym poziomie. W ramach zadań realizowanych w ramach tej usługi prowadzone są również prace optymalizacyjne mające na celu usprawnienie działania systemu oraz podniesienie komfortu pracy użytkowników.

Celem udostępnienia administratorów BASIS dla systemów SAP jest zabezpieczenie Zamawiającego 
w zakresie  administrowania systemami SAP w przypadku braku zasobów po stronie Zamawiającego.

Korzystając  z wiedzy i doświadczenie specjalistów KBJ S.A. użytkownicy platformy SWEZ mogą w pełni wykorzystywać wszystkie funkcjonalności systemu, usprawniające codzienną realizacje procesów technicznych 
i biznesowych. Dostęp do szerokiego zespołu specjalistów SAP zapewnia ZUS bezpieczeństwo oraz daje możliwość wykorzystania wiedzy i doświadczenia w przypadku pojawienia się problemów wymagających rozwiązania

Realizacja umowy bazuje na wykorzystaniu platformy do rejestracji zgłoszeń JIRA dostępnej w reżimie 24/7, dzięki której obsługiwane są incydenty oraz mierzone są podstawowe parametry umowy SLA.

Realizacja zadań w ramach umowy oparta jest na metodyce ITIL.

Jeden z największych i najbardziej złożonych projekt wsparcia w zakresie utrzymania i rozwoju realizowany obecnie w firmie KBJ S.A., w ramach którego miesięcznie jest zaangażowany zespół ponad 20 specjalistów.

W ramach projektu zostało między innymi zaprojektowane, zaimplementowane oraz uruchomione rozwiązanie związane z obsługą PPK dla wszystkich pracowników ZUS. Rozwiązanie to jest unikalne, dostosowane do indywidualnych potrzeb i oczekiwań ZUS. Projekt był realizowany wspólnie przez zespół specjalistów  ZUS oraz konsultantów KBJ. Poszczególne zadania zostały szczegółowo opisane oraz przydzielone do wykonania przez ZUS i KBJ. Taki model pracy pozwolił z jednej strony na wykorzystanie wiedzy specjalistów KBJ, z drugiej zaś umożliwił rozwój i zdobywanie nowych doświadczeń przez zespół ZUS. Projekt został wykonany zgodnie z harmonogramem i w ramach założonego budżetu.