1. Administratorem Pana/Pani danych jest  KBJ S.A z siedzibą w Warszawie, adres ul. Obozowa 57, (01-161 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000387799, NIP: 7262571799, REGON: 100393858, o  kapitale zakładowym wpłaconym całkowicie w wysokości 2 057 459,00 zł.

2. Zapytania dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych można przesyłać droga mailową na adres rodo@kbj.com.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

3. Podstawę prawną przetwarzania Pani /Pana danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b lub c lub f RODO tj. przetwarzanie takich danych jest niezbędne w związku z zawieraniem lub wykonaniem umowy, której stroną jest Administrator, wykonaniem obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze lub wynika z prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Brak podania danych uniemożliwi realizację wskazanych niżej celów przetwarzania danych.  

4. Celem przetwarzania Pani / Pana danych osobowych jest:

a. zawarcia i wykonania umowy:

· przygotowanie umowy i weryfikacja osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta;

· kontakt w sprawach związanych z negocjacją, podpisaniem i realizacją umowy;

· cele związane z organizacją współpracy oraz utrzymywaniem relacji biznesowych, marketingu własnych produktów i usług,  na podstawie art. 6 ust. 1 lit  f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest prowadzenie działalności gospodarczej oraz marketing bezpośredni własnych usługi i produktów, w przypadku członków organów, wspólników, pracowników bądź współpracowników kontrahentów KBJ S.A. oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi

b. w odniesieniu do osób reprezentujących klienta (m.in. reprezentanci, przedstawiciele), wskazanych w umowie do kontaktu (m.in. osoby kontaktowe, koordynatorzy), osób biorących udział w wykonaniu umowy (pracownicy lub współpracownicy klienta), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest zawarcie i wykonanie umowy za pośrednictwem osób wskazanych do reprezentowania podmiotu, wskazanych do kontaktu lub wyznaczonych do wykonania umowy;

c. archiwizacji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu jakim jest niezbędność przechowywania dowodów prowadzonej działalności;

d. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa mających zastosowanie do działalności Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym wynikających z przepisów rachunkowych, podatkowych czy innych regulacji szczególnych;

e. dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu jakim jest dochodzenie roszczeń oraz obrona przed nimi.

5. KBJ S.A. będzie przetwarzał następujące dane osobowe:

a. w przypadku członków organów lub wspólników klientów: dane ujawnione w CEIDG lub KRS, w szczególności imiona, nazwisko, numer PESEL, pełniona funkcja oraz dane kontaktowe;

b. w przypadku pracowników i współpracowników klientów: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail.

6. Co do zasady KBJ S.A. będzie przetwarzał dane podane przez osoby, których dane dotyczą. Dane mogą być pozyskiwane również od kontrahentów KBJ S.A. lub od osób działających w imieniu i na rzecz kontrahentów.  W odniesieniu do danych osobowych członków organów,  prokurentów lub kontrahentów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą  KBJ może pozyskiwać takie dane również z publicznie dostępnych rejestrów.  

7. Odbiorcami Pana / Pani danych osobowych mogą być :

a. współpracownicy KBJ S.A.

b. spółki zależne z grupy Administratora;

c. podmioty świadczące na rzecz administratora usługi doradcze, audytowe, podatkowe, prawne,

d. partnerzy biznesowi i inni kontrahenci KBJ S.A.,

e. podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie,

f.  banki, w przypadku dokonywania rozliczeń,

g. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie KBJ S.A., w tym m.in.: biuro rachunkowe; podwykonawcy oraz podmioty obsługujące systemy informatyczne wspierające działalność KBJ S.A.

8. Pani / Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania Umowy a ponadto przez okres jej archiwizacji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami KBJ archiwizuje umowy przez okres 5 lat, od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione (art. 74 ust. 1 pkt. 4 ustawy o rachunkowości).

9. Pani / Pana dane osobowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym - EOG ). Dane osobowe mogą jednak podlegać przekazaniu do państw trzecich (USA) w zakresie, w jakim jest to niezbędne do korzystania przez KBJ S.A. z usług chmurowych świadczonych przez globalnych dostawców takich usług, przy czym transfer odbywać się będzie w zgodzie z właściwymi przepisami prawa regulującego zasady ochrony danych osobowych, a w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych, zgodnie z wzorcami zatwierdzonymi przez Komisję Europejską i/lub na podstawie innych mechanizmów zabezpieczających, zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

10. Dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednak nie podlegają profilowaniu.

11. W odniesieniu do przetwarzanych danych osobowych na podstawie art. 15-21 RODO, przysługuje Pani / Panu prawo:

a. prawo dostępu do danych;

b. prawo sprostowania danych, które są nieprawidłowe, uzupełnienia niekompletnych danych;  

c. prawo usunięcia danych, w przypadkach gdy nie zachodzą wyjątki określone w art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO; 

d. prawo do przenoszenia danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

e. prawo do ograniczenia przetwarzania;

· zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma  zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub  w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii  Europejskiej lub państwa członkowskiego);

f. prawo wniesienia sprzeciwu;

g. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani / Pan, że przetwarzanie  dotyczących Pani /Pana danych osobowych narusza przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.