1. Administratorem Pana/Pani danych jest KBJ S.A z siedzibą w Warszawie, adres ul. Obozowa 57, 01-161 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000387799, NIP: 7262571799, REGON: 100393858, o  kapitale zakładowym wpłaconym całkowicie w wysokości 2 057 459,00 zł.

2. Zapytania dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych można przesyłać droga mailową na adres rodo@kbj.com.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

3. Podstawę prawną przetwarzania Pani /Pana danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b, lub c lub f RODO tj. przetwarzanie takich danych jest niezbędne w związku z zawieraniem lub wykonaniem umowy, której stroną jest Administrator, wykonaniem obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze lub jest uzasadnione prawnie uzasadnionym interesem Administratora. Brak podania danych uniemożliwi realizację wskazanych niżej celów przetwarzania danych.

4. Celem przetwarzania Pani / Pana danych osobowych jest:

a. zawarcia i wykonania umowy:

· w odniesieniu do osób fizycznych działających we własnym imieniu (w tym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania tej umowy;

· w odniesieniu do osób reprezentujących kontrahenta (m.in. reprezentanci, przedstawiciele), wskazanych w umowie do kontaktu (m.in. osoby kontaktowe, koordynatorzy), osób biorących udział w wykonaniu umowy (pracownicy lub współpracownicy kontrahenta), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest zawarcie i wykonanie umowy za pośrednictwem osób wskazanych do reprezentowania podmiotu, wskazanych do kontaktu lub wyznaczonych do wykonania umowy;

b. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa mających zastosowanie do działalności Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym wynikających z przepisów rachunkowych, podatkowych czy innych regulacji szczególnych;

c. cele związane z organizacją współpracy oraz utrzymywaniem relacji biznesowych, marketingu własnych produktów i usług - na podstawie art. 6 ust. 1 lit  f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest prowadzenie działalności gospodarczej oraz marketing bezpośredni własnych usługi i produktów;

d. archiwizacji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu jakim jest niezbędność przechowywania dowodów prowadzonej działalności;

e. dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu jakim jest dochodzenie roszczeń oraz obrona przed nimi.

5. KBJ S.A. będzie przetwarzał następujące dane osobowe:

a. w przypadku kontrahentów (podwykonawców) prowadzących działalność jednoosobową: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres  e-mail, adres prowadzonej działalności, inne dane identyfikujące stronę umowy (jeśli będzie to niezbędne do jej zawarcia i realizacji), numer NIP, PESEL, numer konta bankowego oraz inne dane przewidziane w przepisach prawa zamówień publicznych, niezbędne w procesach ofertowania, w których kontrahent/podwykonawca będzie występowała wspólnie z KBJ S.A.;

b. w przypadku członków organów i wspólników kontrahentów (podwykonawców): dane ujawnione w KRS, w  szczególności imiona, nazwisko,  numer PESEL, pełniona funkcja; dane kontaktowe;

c. w przypadku pracowników i współpracowników kontrahentów: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail oraz dane dotyczące wykształcenia lub doświadczenia zawodowego, inne dane przewidziane w przepisach prawa zamówień publicznych, niezbędne w procesach ofertowania, w których pracownicy/współpracownicy kontrahenta/podwykonawcy będą występowali wspólnie z KBJ S.A.

6. Odbiorcami Pana / Pani danych osobowych są:

a. współpracownicy KBJ S.A.,

b. spółki zależne z grupy Administratora;

c. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi doradcze, audytowe, podatkowe, prawne;

d. partnerzy biznesowi i inni kontrahenci KBJ S.A.

e. banki, w przypadku dokonywania rozliczeń,

f. podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie.

g. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie KBJ S.A., w tym m.in.: biuro rachunkowe; inni podwykonawcy oraz podmioty obsługujące systemy informatyczne wspierające działalność KBJ S.A.

7. Pani / Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy a ponadto przez okres jej archiwizacji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami KBJ archiwizuje umowy przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione (art. 74 ust. 1 pkt. 4 ustawy o rachunkowości).

8. Pani / Pana dane osobowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych w  Europejskim Obszarze Gospodarczym - EOG ). Dane osobowe mogą podlegać przekazaniu do państw trzecich (USA) w zakresie, w jakim jest to niezbędne do korzystania przez KBJ S.A. z usług chmurowych świadczonych przez globalnych dostawców takich usług, przy czym transfer odbywać się w zgodzie z właściwymi przepisami prawa regulującego zasady ochrony danych osobowych, a w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych, zgodnie z wzorcami zatwierdzonymi przez Komisję Europejską i/lub na podstawie innych mechanizmów zabezpieczających, zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

9. Dane osobowe są przetwarzana w sposób zautomatyzowany, jednak nie podlegają profilowaniu.

10. Co do zasady KBJ S.A. będzie przetwarzał dane podane przez osoby, których dane dotyczą. Dane mogą być pozyskiwane również od kontrahentów KBJ S.A. lub od osób działających w imieniu i na rzecz kontrahentów.  W odniesieniu do danych osobowych członków organów bądź prokurentów lub kontrahentów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą dane mogą być pozyskane także z publicznie dostępnych rejestrów.  

11. W odniesieniu do przetwarzanych danych osobowych na podstawie art. 15-21 RODO, przysługuje Pani /Panu prawo:

a. prawo dostępu do danych

b. prawo sprostowania danych, które są nieprawidłowe, uzupełnienia niekompletnych danych;

· skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia  publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP;

c. prawo do ograniczenia przetwarzania,

· z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma  zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub  w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii  Europejskiej lub państwa członkowskiego);     d. prawo usunięcia danych, w przypadkach gdy nie zachodzą wyjątki określone w art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;   

e. prawo do przenoszenia danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

f. prawo do wniesienia sprzeciwu,

g. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani / Pan, że przetwarzanie  dotyczących Pani /Pana danych osobowych narusza przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.